Kuinka käyttää alaviitteitä ja loppuviitteitä Microsoft Wordissa

Käytitpä Microsoft Wordia henkilökohtaiseen tai ammattimaiseen kirjoittamiseen, joskus haluat ehkä lisätä lisähuomautuksia työsi osiin. Ehkä haluat antaa sivukommentin yhdestä argumentistasi, tai sinun on mainittava toisen kirjoittajan työ häiritsemättä päätekstistä. Onneksi Wordilla on hyödyllisiä työkaluja alaviitteiden ja loppuviitteiden lisäämiseksi kirjoitukseesi.

Huomaa: Käytämme Microsoft Word 2016: ta, mutta Word on tukenut alaviitteitä ja loppuviitteitä ainakin Word 2007: stä lähtien. Käyttämiesi Word-versioiden mukaan tässä oppaassa käytettävät valikot voivat näyttää hieman erilaisilta. Mutta älä huoli - ominaisuudet ja toiminnot ovat samat.

Mitä ovat alaviitteet ja loppuviitteet?

Alaviitteet ja loppuviitteet ovat molemmat tapoja lisätä ylimääräisiä informaatiobittejä kirjoitukseesi päätekstin ulkopuolella. Ajattele heitä kuin suullisia sivuutuksia, vain kirjallisesti. Voit lisätä alaviitteitä ja loppuviitteitä sivukommentteihin työstäsi tai mainita muita julkaisuja, kuten kirjoja, artikkeleita tai verkkosivustoja. Ainoa ero alaviitteiden ja loppuviitteiden välillä on se, missä ne näkyvät asiakirjassa.

Kuten nimestä voi päätellä, alaviitteet liitetään sivun alaosaan, joka sisältää lauseen, jota ne vastaavat. Loppuviitteet puolestaan ​​lisätään osan tai asiakirjan loppuun. Kumpi sinun tulisi käyttää kirjoittaessasi, riippuu henkilökohtaisista mieltymyksistäsi tai - jos kirjoitat koulua tai työtä varten - organisaatiosi julkaisunormeista.

Alaviitteiden ja loppuviitteiden lisääminen

Käynnistä Microsoft Word ja avaa sitten asiakirja, johon haluat lisätä alaviitteitä (tai luo uusi asiakirja, jos olet vasta aloittamassa). Vaihda Wordin nauhan Viitteet-välilehteen.

Täältä löydät joukon hyödyllisiä ominaisuuksia tekstin merkitsemiseen, mukaan lukien työkalut sisällysluettelon lisäämiseen, sitaattien lisäämiseen ja lähdeluettelon luomiseen. Tämän välilehden toinen ryhmä sisältää haluamasi alaviite- ja loppuviiteominaisuudet.

Voit lisätä alaviitteen sijoittamalla lisäyskohdan tekstiin kohtaan, jossa haluat alaviitteen näkyvän, ja napsauttamalla sitten Lisää alaviite -painiketta.

Word lisää pienen yläindeksinumeron kohtaan, johon lisäsit lisäyskohdan.

Ja sitten siirtää kohdistuksen välittömästi alaviitepaneeliin ja sijoittaa lisäyskohdan uuteen alaviitteeseen, jotta voit aloittaa sen kirjoittamisen heti.

Alaviitteet näkyvät sivun alaosassa lyhyen vaakasuoran viivan alla. Aina kun lisäät alaviitteen tälle sivulle, uusi numero lisätään luetteloon.

Kun olet lisännyt alaviitteet, voit viedä kohdistimen kunkin lauseen viitemerkin päälle nähdäksesi alaviitteen esikatselun tekstissä.

Voit myös siirtyä nopeasti alaviitteiden välillä sekä päätekstissä että alaviitteiden luettelossa sivun alareunassa napsauttamalla siirtymispalkin Seuraava alaviite -painiketta.

Tai napsauta "Seuraava alaviite" -painikkeen avattavaa valikkonuolta valitaksesi toisen navigointivaihtoehdon. Voit siirtyä edelliseen alaviitteeseen tai siirtyä seuraavaan tai edelliseen alaviitteeseen.

Vaiheet loppuviitteiden lisäämiseksi ovat olennaisesti samat. Aseta lisäyskohta kohtaan, johon haluat merkitä, ja napsauta sitten "Lisää loppuviite" -painiketta Wordin valintanauhan "Viitteet" -välilehdessä.

Aivan kuten alaviitteissä, Word liittää yläindeksinumeron, joka sisältää loppuviitteen. Mutta tällä kertaa sen luomien muistiinpanojen luettelo näkyy nykyisen osan lopussa tai asiakirjan lopussa (voit mukauttaa niitä, missä ne näkyvät, ja puhumme siitä lisää vähän).

Kuinka määritellä alaviitteitä ja loppuviitteitä Word 2016: ssa

Wordissa on alaviitteiden ja loppuviitteiden oletusasetukset, mutta voit säätää näitä asetuksia milloin tahansa Viitteet-välilehden valikosta.

Napsauta Alaviitteet-valikon oikeassa alakulmassa olevaa nuolta.

Tämä tuo esiin alaviite- ja loppuviite-ikkunan, jossa voit muokata kaikkien alaviitteiden ja loppuviitteiden sijaintia, ulkonäköä ja muotoa.

Muuta alaviitteiden ja loppuviitteiden sijaintia

Oletuksena Word lisää alaviitteet sivun alaosaan ja loppuviitteet asiakirjan loppuun, mutta voit muuttaa näiden muistiinpanojen sijaintia.

Etsi Alaviite- ja Loppuviite-valikon Sijainti-kohdasta vaihtoehto Alaviitteet (se tulisi valita oletusarvoisesti, kun avaat valikon ensimmäisen kerran). Avaa kyseisen vaihtoehdon oikealla puolella oleva avattava valikko ja voit muuttaa alaviitteen sijainnin joko sivun alaosaan tai tekstin alle. Jos valitset jälkimmäisen vaihtoehdon, Word sijoittaa alaviitteet heti tekstin pääosan jälkeen sivun alaosaan.

Jos haluat muuttaa loppuviitteiden oletussijaintia, valitse vaihtoehto ”Päätteet” ja avaa sitten oikealla oleva avattava valikko. Siellä voit vaihtaa loppuviitteen sijoittelun nykyisen osan loppuun tai asiakirjan loppuun.

Muunna alaviitteet loppuviitteiksi (ja päinvastoin)

Toinen vaihtoehto on muuntaa kaikki alaviitteet loppuviitteiksi tai päinvastoin. Sen sijaan, että vaihdat kutakin erikseen, tällä vaihtoehdolla voit muuttaa niitä kaikkia kerralla. Jos työskentelet asiakirjan kanssa, jossa on paljon muistiinpanoja, tämä vaihtoehto voi olla hyödyllinen.

Napsauta Alaviite- ja Loppuviite-valikon Sijainti-osiossa Muunna-painiketta.

Muunna muistiinpanot -valintaikkuna avautuu ja tarjoaa kolme vaihtoehtoa: 1) Muunna kaikki alaviitteet loppuviitteiksi, 2) Muunna kaikki loppuviitteet alaviitteiksi ja 3) Vaihda alaviitteet ja loppuviitteet. Valitse haluamasi vaihtoehto ja napsauta sitten “OK” -painiketta.

Muuta alaviitteiden ja loppuviitteiden asettelua

Oletusarvoisesti Word luo alaviite- ja loppuviiteluettelot samalla asettelulla kuin sivu, jolla ne näkyvät. Voit kuitenkin säätää tätä Alaviite- ja Loppuviite-ikkunoista napsauttamalla avattavaa Sarakkeet-valikkoa ja valitsemalla haluamasi sarakemäärän.

Voit asettaa alaviitteet ja loppuviitteet näkymään enintään neljässä eri sarakkeessa sivulla.

Mukauta alaviitteiden ja loppuviitteiden muoto

Word antaa sinun valita myös useista vaihtoehdoista alaviitteiden ja loppuviitteiden numeroinnin muotoilu. Yleensä on hyvä valita jokaiselle muistilajille eri numerointijärjestelmä, varsinkin jos käytät alaviitteiden ja loppuviitteiden yhdistelmää samassa asiakirjassa. Tämä auttaa sinua ja lukijaasi erottamaan ne nopeasti yhdellä silmäyksellä.

Napsauta Muoto-osiossa Numeromuoto-vaihtoehdon oikealla puolella olevaa avattavaa nuolta. Valitse haluamasi numeromuoto.

Voit myös merkitä muistiinpanosi mukautetulla symbolilla tavallisen numerointijärjestelmän sijaan. Napsauta Mukautettu merkki -vaihtoehdon vieressä olevaa Symbol-painiketta.

Symboli-valikko avautuu. Valitse symboli, jota haluat käyttää muistiinpanojen merkitsemiseen, ja napsauta sitten OK-painiketta.

Valitsemasi kuvakkeen pitäisi näkyä Mukautettu merkki -ruudussa, ja Word käyttää nyt tätä symbolia muistiinpanojesi merkitsemiseen.

Oletusarvon mukaan Word numeroi alaviitteet ja loppuviitteet yksittäisiksi sarjoiksi alkaen numerosta “1” (tai a , i , I jne.) Ja jatkuen koko asiakirjassa. Voit kuitenkin mukauttaa sekä muistiinpanojesi lähtökohdan että jatkuvuuden.

Jos haluat alaviitteiden tai loppuviitteiden alkavan jostakin muusta kuin sarjan ensimmäisestä numerosta (esimerkiksi 2 yhden  sijasta  ), lisää tai vähennä alkuarvoa napsauttamalla avattavan Aloita-ruudun nuolia. Yksi esimerkki tästä voi olla hyödyllistä, jos kirjoitat kirjaa, joka sisältää loppuviitteitä, ja tallennat jokaisen luvun erillisenä Word-asiakirjana. Voit määrittää jokaisen luvun asiakirjan aloittamaan loppuviitteiden numeroinnin siitä, mihin viimeinen luku jäi.

Muuta numerointisarjojen jatkuvuutta napsauttamalla Numerointi-vaihtoehdon vieressä olevaa avattavaa valikkonuolta.

Näet kolme vaihtoehtoa alaviitteiden ja loppuviitteiden numeroimiseksi: Jatkuva, Käynnistä kukin osa uudelleen ja Käynnistä jokainen sivu uudelleen. Jos haluat alaviitteiden ja loppuviitteiden numeroinnin jatkuvasti asiakirjan alusta loppuun, valitse ”Jatkuva” -vaihtoehto. Jos haluat, että muistiinpanosi numeroidaan kappaleiden tai osioiden mukaan, valitse vaihtoehto "Käynnistä kukin osa uudelleen". Tai valitse "Käynnistä jokainen sivu uudelleen", jos haluat numeroida muistiinpanosi sivun mukaan.

Ota muutokset käyttöön asiakirjassa

Kun olet määrittänyt yllä olevat vaihtoehdot, sinun on valittava, miten muutokset tehdään asiakirjaan. Napsauta valikon alaosassa olevaa avattavaa valikkonuolta Käytä muutoksia -vaihtoehdon vieressä.

Jos haluat, että muutokset koskevat kaikkia asiakirjan sivuja ja osia, valitse Koko asiakirja -vaihtoehto. Tai valitse "Tämä osio", jos haluat tehdä muutoksia vain nykyisen asiakirjan osaan. (Huomaa, että tämä vaihtoehto ei tule näkyviin, jos asiakirjassa ei ole jaksoja.)

Kun olet tyytyväinen asetuksiisi, napsauta valikon oikeassa alakulmassa olevaa Käytä-painiketta.

Voit myös lisätä uuden alaviitteen käyttämällä valitsemiasi asetuksia napsauttamalla valikon vasemmassa alakulmassa olevaa Lisää-painiketta.

Alaviitteiden ja loppuviitteiden ristiviittaaminen Word 2016: ssa

Jos haluat käyttää samaa alaviitettä tai loppuviitettä useammin kuin kerran koko tekstissä, on helppo tapa tehdä se ilman, että sinun on lisättävä samaa uudelleen ja uudelleen.

Aseta lisäyskohta kohtaan, johon haluat lisätä viitteen tekstiin. Napsauta Viitteet-välilehdessä ristiviittauspainiketta.

Valitse ristiviittausikkunassa avattavasta Viitetyyppi-valikosta joko alaviite tai loppuviite.

Napsauta seuraavaksi avattavaa Lisää viite -valikkoa.

"Alaviitteen numero" -vaihtoehto lisää alaviitteen numeron tavalliseen tekstiin, kun taas "Alaviitteen numero (alustettu)" -vaihtoehto lisää alaviitteen numeron yläindeksiin. "Sivunumero" -vaihtoehto lisää viitatun sivun numeron alaviitteen numeron sijaan. Vaihtoehto "Ylä / Alha" lisää joko sanan "Ylä" tai "Alle" sen mukaan, missä alkuperäinen alaviite näkyy ristiviittauksen suhteen. Valitse haluamasi vaihtoehto.

Wordin avulla voit luoda hyperlinkkejä ristiviittausten väliin, jotta löydät saman alaviitteen helposti kaikkialta, missä se näkyy asiakirjassa. "Lisää hyperlinkkinä" -vaihtoehto on oletusarvoisesti valittu, joten voit napsauttaa mitä tahansa ristiviittausta ja viedä automaattisesti alkuperäisen alaviitteen sisältävään asiakirjan osaan. Suosittelemme jättämään tämän vaihtoehdon tarkistetuksi, mutta voit poistaa sen valinnan, jos haluat.

Valitse Mille alaviite -vaihtoehdossa alaviite, johon haluat viitata, ja napsauta sitten Lisää-painiketta valikon alaosassa.