Kuinka luoda postitustarroja Wordissa Excel-luettelosta

Saatat käyttää Microsoft Exceliä postituslistan järjestämiseen siististi. Kun kuitenkin olet valmis tulostamaan postitustarrat, sinun on käytettävä postin yhdistämistä niiden luomiseen Wordiin Excel-luettelosta. Näin.

Vaihe yksi: Valmistele postituslista

Jos olet jo luonut postituslistan Excelissä, voit ohittaa tämän testin turvallisesti. Jos et ole vielä luonut luetteloa, huolimatta siitä, että Excelillä ei ole postitustarratoimintoa, suosittelemme edelleen Excelin käyttöä, koska se on parempi tietojen järjestämiseen ja ylläpitoon kuin Word-taulukon käyttäminen.

Ensimmäinen asia, joka sinun on tehtävä, on luoda sarakeotsikko, joka vastaa kussakin sarakkeessa olevia tietoja. Sijoita nämä otsikot kunkin sarakkeen ensimmäiselle riville.

Sisältämäsi otsikot riippuvat siitä, mitä tietoja aiot käyttää postitustarroissa. Nimekkeet ovat aina mukavia, mutta on tärkeää, että tiedät minkä otsikon henkilö menee ennen tarrojen luomista. Jos luettelo on tarkoitettu yrityksille eikä yksittäisille ihmisille, voit jättää pois Etunimi- ja Sukunimi-otsikot ja kirjoittaa vain Yrityksen nimi. Seuraavassa on esimerkki henkilökohtaisesta postituslistasta, jotta voimme havainnollistaa vaiheet oikein. Luettelomme sisältää seuraavat otsikot:

  • Etunimi
  • Sukunimi
  • Katuosoite
  • Kaupunki
  • Osavaltio
  • Postinumero

Nämä ovat vakiotiedot, jotka löydät postitustarroista. Voit jopa lisätä kuvia postitustarroihin, jos haluat, mutta tämä vaihe tulee myöhemmin Wordiin.

RELATED: Kuinka luoda ja tulostaa tarroja Wordissa

Kun olet luonut otsikot, siirry eteenpäin ja syötä tiedot. Kun olet valmis, luettelosi pitäisi näyttää tältä:

Tallenna luettelo ja siirry Microsoft Wordiin.

Vaihe kaksi: Määritä tarrat Wordissa

Avaa tyhjä Word-asiakirja. Siirry seuraavaksi "Postitukset" -välilehdelle ja valitse "Aloita yhdistäminen".

Valitse näkyviin tulevasta avattavasta valikosta Tunnisteet.

Näyttöön tulee “Label Options” -ikkuna. Täällä voit valita etiketin tuotemerkin ja tuotenumeron. Kun olet valmis, napsauta "OK".

Tunnisteesi ääriviivat näkyvät nyt Wordissa.

Huomaa: Jos etikettisi ääriviivat eivät näy, siirry Suunnittelu> Rajat ja valitse Näytä ruudukot.

Kolmas vaihe: Yhdistä laskentataulukko Wordin tarroihin

Ennen kuin voit siirtää tietoja Excelistä tarroihisi Wordissa, sinun on yhdistettävä nämä kaksi. Palaa Word-asiakirjan Postitukset-välilehteen ja valitse Valitse vastaanottajat.

Näkyviin tulee avattava valikko. Valitse "Käytä olemassa olevaa luetteloa".

Windowsin Resurssienhallinta tulee näkyviin. Sen avulla voit etsiä ja valita postituslistatiedoston. Kun tiedosto on valittu, napsauta "Avaa".

”Valitse taulukko” -ikkuna tulee näkyviin. Jos työkirjassa on useita taulukoita, ne näkyvät täällä. Valitse luettelosi. Varmista, että ”Ensimmäinen tietorivi sisältää sarakeotsikot” -vaihtoehto otetaan käyttöön, jos se ei jo ole, ja napsauta sitten ”OK”.

Tunnisteet on nyt yhdistetty laskentataulukkoon.

Vaihe neljä: Lisää postin yhdistämiskentät tarroihin

Nyt on aika lisätä postin yhdistämiskentät Wordin tarroihin. Valitse ensimmäinen tarra, vaihda Postitukset-välilehdelle ja napsauta sitten Osoitelohko.

Napsauta avautuvassa Lisää osoitelohko -ikkunassa Vastaa kenttiä -painiketta.

"Match Fields" -ikkuna tulee näkyviin. Varmista, että kukin asetus vastaa työkirjan saraketta ”Vaaditaan osoitelohkolle” -ryhmässä. Esimerkiksi ”Etunimen” tulee vastata nimeä ”Etunimi” ja niin edelleen. Kun olet vahvistanut, että kaikki on asetettu oikein, napsauta "OK".

Palaa "Lisää osoitelohko" -ikkunaan, tarkista esikatselu varmistaaksesi, että kaikki näyttää hyvältä, ja napsauta sitten "OK".

<> näkyy nyt ensimmäisessä tarrassasi.

Palaa takaisin Postitukset-välilehteen ja napsauta sitten Päivitä tarrat.

Kun se on valittu, <> pitäisi näkyä jokaisessa tarrassa.

Nyt olet valmis suorittamaan postin yhdistämisen.

Vaihe viisi: Suorita postin yhdistäminen

Nyt katsomaan taikuuden tapahtumista. Napsauta Postitukset-välilehdessä Valmis ja yhdistä.

Valitse avautuvasta valikosta Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja.

"Yhdistä uuteen asiakirjaan" -ikkuna tulee näkyviin. Valitse Kaikki ja napsauta sitten OK.

Excel-luettelosi yhdistetään nyt Wordin tarroihin.

Nyt on jäljellä vain tulostaa tarrat ja lähettää postisi!