Työkirjojen, laskentataulukoiden ja solujen suojaaminen muokkaukselta Microsoft Excelissä

Olet työskennellyt ahkerasti laskentataulukossasi. Et halua kenenkään sekoittavan sitä. Onneksi Excel tarjoaa melko hyviä työkaluja estämään ihmisiä muokkaamasta työkirjan eri osia.

Suojaus Excelissä on salasanapohjainen ja tapahtuu kolmella eri tasolla.

  • Työkirja: Sinulla on muutama vaihtoehto työkirjan suojaamiseksi. Voit salata sen salasanalla rajoittamaan sitä, kuka voi jopa avata sen. Voit asettaa tiedoston avaamaan vain luku -tilan oletuksena, jotta ihmisten on valittava sen muokkaaminen. Suojaat työkirjan rakennetta siten, että kuka tahansa voi avata sen, mutta he tarvitsevat salasanan järjestääkseen, nimetäksesi uudelleen, poistaakseen tai luodakseen uusia laskentataulukoita.
  • Laskentataulukko: Voit suojata yksittäisten laskentataulukoiden tietoja muutoksilta.
  • Solu: Voit myös suojata vain tiettyjä laskentataulukon soluja muutoksilta. Teknisesti tähän menetelmään sisältyy laskentataulukon suojaaminen ja sitten tiettyjen solujen vapauttaminen suojauksesta.

Voit jopa yhdistää näiden eri tasojen suojauksen eri vaikutuksille.

Suojaa koko työkirja muokkaukselta

Koko Excel-työkirjan suojaamisessa on kolme vaihtoehtoa: salaa työkirja salasanalla, tee työkirjasta vain luku -teksti tai suojaa vain työkirjan rakenne.

Salaa työkirja salasanalla

Parhaan suojan takaamiseksi voit salata tiedoston salasanalla. Aina kun joku yrittää avata asiakirjaa, Excel pyytää heiltä ensin salasanaa.

Määritä se avaamalla Excel-tiedosto ja menemällä Tiedosto-valikkoon. Näet oletuksena Info-luokan. Napsauta Suojaa työkirja -painiketta ja valitse avattavasta valikosta Salaa salasanalla.

Kirjoita avautuvaan Salaa asiakirja -ikkunaan salasanasi ja napsauta sitten "OK".

Huomaa:  Kiinnitä huomiota tässä ikkunassa olevaan varoitukseen. Excel ei tarjoa mitään tapaa palauttaa unohtunut salasana, joten varmista, että käytät sitä, jonka muistat.

Kirjoita salasanasi uudelleen vahvistaaksesi ja napsauta sitten "OK".

Sinut palautetaan Excel-taulukkoosi. Mutta kun suljet sen, seuraavan kerran, kun avaat sen, Excel kehottaa sinua syöttämään salasanan.

Jos haluat joskus poistaa salasanasuojauksen tiedostosta, avaa se (mikä tietysti vaatii sinua antamaan nykyisen salasanan) ja noudata sitten samoja vaiheita, joita käytit salasanan määrityksessä. Tee vain tällä kertaa salasanakenttä tyhjä ja napsauta sitten "OK".

Tee työkirja vain luku -tilaksi

Työkirjan avaaminen vain luku -muodossa on erittäin helppoa. Se ei tarjoa todellista suojaa, koska kuka tahansa tiedoston avaava voi sallia muokkauksen, mutta se voi toimia ehdotuksena olla varovainen tiedoston muokkaamisessa.

Määritä se avaamalla Excel-tiedosto ja menemällä Tiedosto-valikkoon. Näet oletuksena Info-luokan. Napsauta Suojaa työkirja -painiketta ja valitse avattavasta valikosta Salaa salasanalla.

Nyt kun joku (myös sinä) avaat tiedoston, hän saa varoituksen, jonka mukaan tiedoston kirjoittaja haluaisi avata sen vain luku -muodossa, ellei heidän tarvitse tehdä muutoksia.

Voit poistaa vain luku -asetuksen palaamalla Tiedosto-valikkoon, napsauttamalla uudelleen Suojaa työkirja -painiketta ja poistamalla Aina auki vain luku -asetuksen käytöstä.

Suojaa työkirjan rakenne

Viimeinen tapa lisätä suojaa työkirjan tasolla on suojaamalla työkirjan rakennetta. Tämän tyyppinen suojaus estää ihmisiä, joilla ei ole salasanaa, tekemästä muutoksia työkirjan tasolla, mikä tarkoittaa, että he eivät voi lisätä, poistaa, nimetä uudelleen tai siirtää laskentataulukoita.

Määritä se avaamalla Excel-tiedosto ja menemällä Tiedosto-valikkoon. Näet oletuksena Info-luokan. Napsauta Suojaa työkirja -painiketta ja valitse avattavasta valikosta Salaa salasanalla.

Kirjoita salasanasi ja napsauta ”OK”.

Vahvista salasanasi ja napsauta ”OK”.

Kuka tahansa voi silti avata asiakirjan (olettaen, että et myöskään salannut työkirjaa salasanalla), mutta hänellä ei ole pääsyä rakennekomentoihin.

Jos joku tietää salasanan, hän voi käyttää näitä komentoja siirtymällä Tarkastelu-välilehteen ja napsauttamalla Suojaa työkirja -painiketta.

Sitten he voivat antaa salasanan.

Ja rakennekomennot ovat käytettävissä.

On kuitenkin tärkeää ymmärtää, että tämä toiminto poistaa työkirjan rakenteen suojauksen asiakirjasta. Palauta se palauttamalla tiedosto-valikkoon ja suojaamalla työkirja uudelleen.

Suojaa laskentataulukko muokkaukselta

Voit myös suojata yksittäisiä laskentataulukoita muokkaukselta. Kun suojaat laskentataulukkoa, Excel lukitsee kaikki solut muokkaukselta. Laskentataulukon suojaaminen tarkoittaa, että kukaan ei voi muokata, alustaa tai poistaa sisältöä.

Napsauta "Review" -välilehteä Excelin päänauhassa.

Napsauta Suojaa arkki.

Kirjoita salasana, jota haluat käyttää arkin lukituksen avaamiseen tulevaisuudessa.

Valitse käyttöoikeudet, jotka haluat käyttäjille taulukkoon sen lukitsemisen jälkeen. Voit esimerkiksi sallia ihmisten muotoilla rivejä ja sarakkeita, mutta ei poistaa niitä.

Napsauta "OK", kun olet valinnut käyttöoikeudet.

Syötä tekemäsi salasana uudelleen vahvistaaksesi, että muistat sen, ja napsauta sitten "OK".

Jos sinun on poistettava suojaus, siirry "Review" -välilehdelle ja napsauta "Unprotect Sheet" -painiketta.

Kirjoita salasanasi ja napsauta sitten OK.

Arkinne on nyt suojaamaton. Huomaa, että suojaus on kokonaan poistettu ja että sinun on suojattava arkki uudelleen, jos haluat.

Suojaa tietyt solut muokkaukselta

Joskus haluat ehkä vain suojata tiettyjä soluja muokkaukselta Microsoft Excelissä. Sinulla voi olla esimerkiksi tärkeä kaava tai ohjeet, jotka haluat pitää turvassa. Mistä tahansa syystä, voit lukita helposti vain tietyt solut Microsoft Exceliin.

Aloita valitsemalla solut, joita et halua lukita. Se saattaa tuntua epäluuloiselta, mutta hei, se on Office sinulle.

Napsauta nyt hiiren kakkospainikkeella valittuja soluja ja valitse "Format Cells" -komento.

Vaihda Muotoile solut -ikkunassa Suojaus-välilehti.

Poista valinta Lukittu-valintaruudusta.

Napsauta sitten "OK".

Nyt kun olet valinnut solut, joiden muokkaamisen haluat sallia, voit lukita loput laskentataulukon seuraamalla edellisen osan ohjeita.

Huomaa, että voit lukita laskentataulukon ensin ja valita sitten solut, jotka haluat avata, mutta Excel voi olla siitä hieman hämärä. Tämä menetelmä valita solut, joiden haluat pysyä lukitsematta, ja lukita sitten arkki toimii paremmin.