Kuinka luoda pudotusvalikko Google Sheetsissa

Jos työskentelet muiden kanssa jaetussa Google Sheets -tiedostossa, ihmiset voivat joskus syöttää odottamattomia tietoja tai jotain, joka rikkoo kaavaa. Yksi tapa varmistaa, että jokainen syöttää haluamasi tiedot, on antaa se heille avattavassa vahvistusluettelossa.

Kuinka luoda pudotusvalikko

Avattava luettelo on loistava tapa varmistaa, että ihmiset, jotka ovat kirjoittaneet lomakkeeseesi, sovellukseesi tai laskentataulukkoosi, ovat juuri sitä mitä odotat. Se tarjoaa myös paljon nopeamman tavan ihmisille syöttää kyseiset tiedot, koska he valitsevat antamastasi ennalta määritetystä luettelosta.

Ensimmäinen asia, joka sinun on tehtävä, on avata Google Sheets -tiedosto ja valita solut, joille haluat käyttää avattavaa luetteloa.

RELATED: 5 Google Sheets -ominaisuutta, jotka sinun pitäisi tietää

Avaa seuraavaksi Data-valikko ja valitse Data Validation -komento.

Valitse avattavasta Ehtot-valikosta "List from Range" tai "List of Items".

  • Luettelo alueelta:  Luettelo arvoista, jotka on valittu muista saman tai eri taulukon soluista. Esimerkiksi, jos haluat käyttää taulukon 2 solujen B1-B9 arvoja, kirjoita Sheet2!B1:B9, että niiden sisältämät tiedot näkyvät avattavassa luettelossa tai valitsemalla minkä tahansa solut suoraan taulukostasi.
  • Kohdeluettelo: Luettelo ennalta määritetyistä tietoeristä. Tämä voi olla joko teksti tai numeroita, ja kirjoitat kunkin arvon itse erottamalla ne pilkuilla (eikä välilyönteillä). Tämä vaihtoehto ei salli sinun lisätä tietoja suoraan muista soluista.

Tässä käytämme "Luettelo tuotteista" -vaihtoehtoa ja tarjoamme useita numeerisia valintoja.

Kun olet syöttänyt tiedot, jotka haluat näkyvän pudotusvalikossa, varmista, että Näytä pudotusvalikko solussa -vaihtoehto on käytössä, muuten arvot eivät näy valituissa soluissa.

Voit myös valita, mitä tapahtuu, kun joku yrittää syöttää arvon, jota ei ole luettelossa. "Näytä varoitus" -vaihtoehto antaa heidän syöttää virheellisiä tietoja, mutta merkitsee ne taulukkoon (tarkastelemme miten vain vähän). Hylkää syöte -vaihtoehto estää heitä kirjoittamasta mitään, mitä ei ole luettelossasi.

Ja lopuksi voit ottaa käyttöön Näytä vahvistusohjeteksti -vaihtoehdon antaa ihmisille jonkin verran tietoa siitä, mitä he voivat valita soluista. Kun olet valinnut vaihtoehdon, kirjoita haluamasi ohjeet.

Napsauta "Tallenna", kun olet valmis.

Kuinka käyttää uutta pudotusvalikkoa

Kun olet valmis, kuka tahansa taulukon käyttäjä voi napsauttaa avattavaa nuolta kyseisissä soluissa ja valita arvon luettelosta.

Jos valitsit Näytä vahvistusohjeteksti -vaihtoehdon, kyseinen teksti ponnahtaa esiin aina, kun joku valitsee yhden validoiduista soluista.

Jos joku syöttää arvon, joka ei vastaa jotain luettelossa ja sinulla on Näytä varoitus -vaihtoehto päällä, virheelliset tiedot merkitään soluun.

Vie hiiri sen päälle osoittaa, miksi se on merkitty.

Jos sen sijaan olet valinnut Hylkää syöte -vaihtoehdon, ihmiset saavat tämän kaltaisen varoituksen yrittäessään syöttää mitä tahansa, mitä ei ole luettelossasi.

Jos haluat poistaa tai muokata jotain pudotusvalikosta, siirry takaisin kohtaan Data> Tietojen vahvistus, jos haluat muokata luomiesi luetteloiden kohteita. Luettelon poistaminen kokonaan on yhtä helppoa kuin napsauttamalla alareunassa olevaa Poista vahvistus -painiketta.