Kuinka luoda täytettäviä lomakkeita Microsoft Wordilla

Lomakkeiden luominen Microsoft Wordilla on helppoa, mutta haaste tulee, kun päätät luoda täytettäviä lomakkeita vaihtoehdoilla, jotka voit lähettää ihmisille ja pyytää niitä täyttämään digitaalisesti. Tarvitsetpa lomakkeen tietojen keräämiseksi ihmisistä tai yritätkö kyselyn testata käyttäjien vastauksia ohjelmistoihin tai uuteen tuotteeseen, MS Word tarjoaa ratkaisun sinulle.

Huomaa:  Tämän opetusohjelman kuvakaappaukset ovat Word 2010: sta, mutta tämän pitäisi toimia samalla tavalla Word 2013: ssa.

Ota Kehittäjä-välilehti käyttöön

Täydellisten lomakkeiden luominen edellyttää, että aloitat kehittäjä-välilehden napsauttamalla avattavaa Tiedosto-valikkoa ja valitsemalla sitten Asetukset. Avaa ”Muokkaa nauhaa” -välilehti ja valitse ”Muokkaa välilehteä” -kohdassa ”Päävälilehdet”.

Nyt sinun on valittava "Kehittäjä" -ruutu ja painettava "OK".

Kun olet tehnyt tämän, huomaat, että näytön yläosaan on lisätty valikko, jossa on useita uusia kehittäjävaihtoehtoja.

Malliin vai eikö malliin?

Lomakkeen luomisessa on kaksi päävaihtoehtoa. Vaihtoehtoa yksi on helppo käyttää, jos löydät tarpeisiisi sopivan mallin. Löydät mallit napsauttamalla Tiedosto-valikkoa ja valitsemalla Uusi. Näet monia valmiita malleja ladattavissa. Napsauta vain "Lomakkeet" ja selaa mallivalikoima löytääksesi tarpeisiisi sopivan.

Kun olet löytänyt mallisi, lataa se ja muokkaa lomaketta tarpeen mukaan.

Koska se on helppo tapa etkä välttämättä löydä tarpeitasi vastaavaa mallia, keskustelemme parhaasta tavasta luoda lomakkeita alusta alkaen. Aloita siirtymällä mallivaihtoehtoihin uudelleen, mutta ennalta tehdyn lomakkeen valitsemisen sijaan valitse "Omat mallit".

Nyt sinun on napsautettava "Mallit" -valintaruutua ja luotava tyhjä malli painamalla sitten "OK". Viimeiseksi paina "Ctrl + S" tallentaaksesi asiakirjan. Kutsumme sitä nimellä "Lomakemalli 1".

Täytä lomake

Nyt kun sinulla on tyhjä malli, olet valmis aloittamaan tietojen lisäämisen lomakkeeseen. Tässä esimerkissä luoma lomake on yksinkertainen lomake tietojen keräämiseksi henkilöistä, jotka täyttävät ne. Ensin sinun on annettava peruskysymykset. Tätä opetusohjelmaa varten yritämme saada seuraavat tiedot:

  1. Nimi ( pelkkä tekstivaste )
  2. Ikä ( avattava luettelo )
  3. Syntymäaika ( Date Response )
  4. Sukupuoli ( valintaruutu )
  5. Postinumero ( pelkkä tekstivastaus )
  6. Puhelinnumero ( pelkkä tekstivastaus )
  7. Suosikki pääväri ja miksi: ( yhdistelmäruutu )
  8. Parhaat pizzan täytteet ( valintaruutu ja pelkkä tekstivaste )
  9. Mikä on unelmiesi työ ja miksi? Rajoita vastauksesi 200 sanaan ( Rich Text Response )
  10. Minkä tyyppistä ajoneuvoa ajat? ( Pelkkä tekstivaste )

Napsauta aiemmin lisäämääsi Kehittäjä-välilehteä ja valitse Ohjaimet-osiosta Suunnittelutila aloittaaksesi erilaisten ohjausvaihtoehtojen luomisen. Jos haluat nähdä miltä se näyttää toiminnassa, muista poistaa Suunnittelutila-valinta.

Tekstiosat

Voit lisätä tekstiosia kaikkiin vastauksiin, jotka edellyttävät tekstipohjaista vastausta. Voit tehdä tämän valitsemalla Rich Text Content Control  (sallii käyttäjien muokata muotoilua) tai Plain Text Content Control  (sallii vain pelkän tekstin ilman muotoilua) -vaihtoehdon.

Otetaan käyttöön tekstiteksti-vastaus kysymykseen 9 ja sitten pelkkäteksti-vastaus kysymyksiin 1, 5, 6 ja 10.

Muista, että voit muokata sisällönhallintaruutujen tekstiä vastaamaan kysymyksiä napsauttamalla niitä ja kirjoittamalla kuten yllä olevassa kuvassa näkyy.

Lisää päivämäärän valinta -vaihtoehto

Jos haluat lisätä päivämääriä, voit lisätä päivämääränvalitsimen sisällönhallinnan.  Käytetään tätä ja lisätään se kysymykseen 3.

Lisää pudotusvalikko, jossa on vaihtoehdot

Kysymyksiin, jotka sallivat vain yhden vastauksen, kuten numerot (kysymys 2), avattava luettelo on kätevä. Lisäämme yksinkertaisen luettelon ja täytämme sen ikäryhmillä. Sinun on lisättävä sisällönhallintaruutu, napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Ominaisuudet-vaihtoehto. Napsauta sitten Lisää lisätäksesi ikäryhmät.

Kun olet valmis, sen pitäisi näyttää tältä: (Suunnittelutila ei käytössä).

Vaihtoehtoisesti voit lisätä "Yhdistelmäruudun",  jonka avulla voit lisätä haluamasi vaihtoehdot sekä antaa käyttäjien antaa tarvittaessa tekstiä. Lisätään yhdistelmäruutu kysymykseen 7. Koska kyseessä on yhdistelmäruutu, käyttäjät voivat valita vaihtoehdon ja kirjoittaa, miksi he pitävät väristä.

Lisää valintaruudut

Neljänteen kysymykseen lisätään valintaruutuasetukset.  Syötä ensin vaihtoehdot (mies ja nainen). Nyt voit lisätä valintaruudun sisällönhallinnan jokaisen vaihtoehdon jälkeen.

Toista prosessi muille kysymyksille, jotka edellyttävät yhtä tai useampaa vaihtoehtoa. Lisäämme valintaruudut myös kysymykseen 8. Lisätään myös pelkkää tekstiä sisältävä vastausruutu kaikille täytteille, joita ei ole lueteltu.

Käärimistä

Täytetyn tyhjän lomakkeen tulisi näyttää alla olevilta kuvilta riippuen siitä, onko suunnittelutila käytössä vai pois käytöstä.

Onnittelut, olet juuri oppinut interaktiivisten lomakkeiden luomisen perusteet. Lataa tarvittaessa täytetty mallilomake. Voit lähettää DOTX-tiedoston ihmisille, ja kun he avaavat sen, se avaa automaattisesti normaalin Word-asiakirjan, jonka he voivat täyttää ja lähettää sinulle, koska mallia käytetään automaattisesti.

Kuvahyvitys: Ben Ward Flickrissä